GoBD-konform dokumentiert: nachvollziehbare Prozesse für Buchführung und Kassenführung – prüfungssicher aufgestellt.
Die Verfahrensdokumentation hält fest, wie steuerlich relevante Belege und Daten in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Sie ist nach den GoBD verpflichtender Bestandteil einer ordnungsmäßigen (digitalen) Buchführung und muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Die Verfahrensdokumentation zur Buchführung beschreibt lückenlos, wie Belege entstehen, empfangen, erfasst, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Typischerweise umfasst sie eine allgemeine Beschreibung, eine Anwender-, System- und Betriebsdokumentation sowie das interne Kontrollsystem (IKS). So bleibt Ihre digitale Buchführung jederzeit nachvollziehbar und prüfungssicher.
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrier- oder PC-Kasse) einsetzt, muss es seit 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (Kassensicherungsverordnung) und eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung führen. Sie beschreibt das eingesetzte Kassensystem und stellt eine ordnungsmäßige, prüfungssichere Kassenführung sicher.
Diese Muster-Vorlagen wurden von der Bundessteuerberaterkammer/DStV bzw. dem DFKA e.V. erstellt und dienen als Orientierungshilfe. Sie ersetzen keine individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Verfahrensdokumentation. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung und Pflege Ihrer eigenen Dokumentation – sprechen Sie uns an.
Wer buchführungspflichtig ist, muss Geschäftsvorfälle vollständig und geordnet aufzeichnen und die Unterlagen aufbewahren. Grundlage sind die §§ 140–148 AO sowie §§ 238, 257 HGB; ergänzend bestehen besondere Aufzeichnungspflichten aus den einzelnen Steuergesetzen.
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsunterlagen & Organisationsunterlagen | 10Jahre |
| Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Verträge) | 8Jahre |
| Empfangene & abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6Jahre |